Ladrones de tiempo: cómo podemos atraparlos

Ladrones de tiempo

Los ladrones de tiempo son todas esas actividades, hábitos e incluso personas de nuestro día a día que se encargan de quitarnos tiempo de una forma tan simple que la tenemos normalizada. Pero podemos hacer algunas cosas para que esto no ocurra, y en The Reason Behind te contamos cuáles.

El tiempo es nuestro recurso más valioso porque cuando lo gastamos ya no podemos recuperarlo. Más bien al contrario: se pierde irremediablemente. Por eso la forma en que lo aprovechamos es tan importante.

el tiempo[Fotografía de Nathan Dumlao]

Sí, vivimos rodeados de estímulos que nos generan distracción y actúan como ladrones de tiempo. Cada vez estamos más acostumbrados a perder la atención, a desviarnos -o que nos desvíen- durante la realización de una tarea, alargándola y generando pérdidas de tiempo. 

Los principales causantes de nuestras distracciones son los llamados “ladrones de tiempo”: situaciones, costumbres, factores o personas que influyen de forma directa en nuestra rutina, causando que realicemos las tareas con ineficiencia.  

Aunque te parezca increíble, en la mayoría de las ocasiones, somos nosotros quienes de forma bastante consciente permitimos ser “atracados”.


mejora el tiempo[Fotografía de Luke Chesser]

Para evitar toparnos con estos ladrones de tiempo, lo primero es que tenemos que reconocerlos y definirlos bien. ¿Cuáles son los tuyos y qué sistemas puedes  utilizar para atraparlos? 

Lo primero que tienes que saber es que existen ladrones de tiempo externos, cuya aparición no depende 100% de ti, y también están los ladrones de tiempo internos, que sí se relacionan directamente con tu  actitud y forma de afrontar las responsabilidades.

info tiempo

Dentro de los ladrones de tiempo externos, observamos: 

Interrupciones

A menudo somos interrumpidos cuando tratamos de terminar una tarea o desempeñar un trabajo manteniendo la concentración. Las interrupciones te quitan tiempo que a través de llamadas, visitas físicas, peticiones o favores urgentes que realmente no lo son. En la mayoría de ocasiones, no dependen de nosotros, sino de terceros. Para evitarlas, valora primero el grado de relevancia. ¿Qué pesa más en la balanza: tu tarea o el asunto interruptor? 

Prioriza aquello que sea más importante. Una forma fácil es pensar: “si tuviese tiempo solo para una tarea, ¿qué es más conveniente que termine?

Muchas veces aceptamos esa intromisión porque caemos en el autoengaño al pensar que contamos con tiempo extra para acabar el trabajo en un futuro. Un truco infalible es pensar a largo plazo: “qué voy a agradecer haber hecho mañana”. De esta manera, será más fácil tener la fuerza de voluntad suficiente para esquivar cualquier traba que nos impida fijar la atención en una labor. 

Notificaciones

Otro ladrón muy presente a lo largo de  nuestro día son las notificaciones. Nos bombardea la tecnología constantemente. Recibimos emails cada hora, mensajes, una llamada telefónica… No importa cuán relevante sea el nuevo contenido que aparece en nuestra pantalla, basta con el sonido o vibración para distraernos de la tarea que desempeñamos. 

Recibir una notificación provoca que segreguemos dopamina, lo que provoca en nuestro cerebro  la falta de atención que tenemos puesta en la tarea principal. 

La forma más práctica de evitar esto es silenciar las notificaciones, desactivarlas. No es suficiente con el sonido, ya que la luz, el parpadeo o la vibración también generan distracciones.

En la mayoría de casos, nuestra dispersión momentánea no merece la pena, pues es provocada por una notificación poco relevante, que muchas veces es de carácter comercial y no merece la pena perder la concentración por algo así. Por eso, la mejor alternativa es bien desactivarlas todas o bien apagar el móvil

Trata de liberarte de la presión o ansiedad de no utilizarlo, y comprobarás que puedes prescindir de él, y ahorrarte mucho tiempo. 

notificación tiempo[Fotografía de Rahul Chakraborty]

Por lo tanto, para atrapar a este ladrón debes silenciarlo. 

Reuniones

Estamos de acuerdo, las reuniones son esenciales. Las necesitas hacer para sacar adelante un proyecto, trabajo, etc. Sin embargo, aunque poco se reconozca, muchas veces se alargan demasiado en el tiempo, son innecesarias o incluso insignificantes en ese momento pues no persiguen un motivo concreto. 

Para no dejar que una reunión se convierta en un ladrón de tu tiempo, es esencial establecer los objetivos específicos previamente. También conviene hacer un cálculo estimado del tiempo requerido en la sala y cumplirlo. Ponte una alarma cinco minutos antes de terminar para tener margen y terminarla. Sino, puede alargarse demasiado y provocar el mismo efecto.

Urgencias

Haz la distinción entre aquellas urgencias que son justificadas y reales, de las que no. Las falsas urgencias provienen de las tareas que aplazamos, y de la falta de previsión de la fecha límite. Planifica, organiza y prioriza. De lo contrario, te toparás con muchas urgencias que te quitarán tiempo para otras cosas. ¡Planifica para atrapar al ladrón!

Además de estos ladrones externos, hay otros ladrones de tiempo internos, que dependen de nuestra actitud y hábitos. Estos son:

La falta de organización

Ocurre especialmente cuando no planificas, ni les das un orden de prioridad a las tareas. Tratas de llegar a todo casi a la vez sin enfocarte en una tarea concreta, ni profundizar en ella. Y eso lleva a que, cada cosa que comienzas, la dejas a mitad. 

En este caso, la falta de organización es el principal ladrón, pero eres tú quien le entrega el tiempo, tratando de llegar a todo.

Para llevar a cabo una buena organización es esencial dedicar un tiempo a planificar: hazte una lista con las tareas que necesitas priorizar  antes, y selecciona las de carácter más relevante. No olvides tratar de ser realista con la consecución de los propósitos. De lo contrario, entrarás nuevamente en el bucle de la desorganización o del falso multitasking. ¡Organízate!

organízate tiempo[Fotografía de Roozbeh Badizadegan]

Procrastinar

Es algo tan común que ya la palabra no se nos hace difícil de pronunciar. Posponemos cosas a diario: la alarma del despertador,  papeleo importante, una entrega… Especialmente ocurre con aquello que más aborrecemos, arrastrándolo hasta el final y convirtiéndolo en una pesadilla.Y muchas veces es simplemente nuestra percepción errónea y negativa ante un asunto. 

El mejor remedio es tratar de hacer primero aquello que más nos disgusta. De esta manera,  te sentirás bien contigo mismo, y evitarás acabar en un estado de desmotivación.

La indecisión 

Podemos procrastinar una tarea, pero también la toma de una decisión. En ocasiones, la última resulta más frustrante, ya que implica renunciar a otras alternativas, e incluso padecer el famoso F.O.M.O o fear of missing out, es decir, miedo de perderse algo . Sin embargo, la no decisión es, en sí, una decisión, la de elegir nada, precedido por un estrés constante al querer deliberar correctamente. 

Para que decidir no se convierta en un ladrón de tu tiempo, ni de tu bienestar, conviene priorizar. Pensar qué te conviene y qué es lo que mejor te va a hacer sentir. Renunciar cuesta mucho, pero es peor no seleccionar nada. 

¡Toma una decisión!

procrastinar[Fotografía de Annie Spratt]

No delegar

Quizás te has visto en la situación de no saber confiar una tarea a otra persona, por la incapacidad de mandar o de marcar autoridad. Esto resulta ser un verdadero ladrón de tu tiempo, pues si no delegas tareas a otros, tendrás que ejecutarlas tú y eso te quitará horas dedicadas a tu función. Por tanto, debes cuestionarte qué es lo que te impide delegar y tratar de cambiarlo.

¿No sabes decir que no?

Esta es otra limitación que termina convirtiendo tu tiempo en el de los demás, de forma indeseada. Al igual que con la falta de delegar, debes identificar el motivo que te lleva a no ser capaz de decir que no. 

En ambos casos, la inseguridad o temor al qué dirán juega muy malas pasadas, siendo una percepción individual falsa que generalmente el resto no comparte.Trata de liberarte de esos miedos para poder ser más efectivo y atrapar al ladrón de tu tiempo. 

organiza tu tiempo[Fotografía de Towfiqu barbhuiya]

Problemas de comunicación

La interacción con otras personas debe ser de forma eficiente. Esto implica transmitir bien una idea, pero también hacerlo con el mínimo de repeticiones o veces posible. 

Para ello, trata de ser tan claro, concreto y preciso como te sea posible. Decir las cosas de manera específica evita malentendidos, y una mala comprensión y gestión del trabajo. Si eres transparente al comunicar tus ideas, te ahorrarás una segunda explicación. 

Comunicar bien puede ser complicado, pero siempre puedes entrenar y mejorar. Ten en cuenta que los agentes externos también agradecen una buena explicación, pues tanto el emisor como el receptor ahorran tiempo. 

¡Aprende a comunicarte para atrapar al ladrón!

Redacción The Reason Behind

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