En el artículo de hoy vamos a analizar cómo podemos entrar en el mundo del diseño de eventos sostenibles. Es decir, cómo organizar cualquier evento, ya sea social, cultural o corporativo, integrando criterios de sostenibilidad. ¿Cómo podemos reducir el impacto ambiental? ¿Podemos contribuir socialmente?
Para el diseño de eventos sostenibles, primero debemos entender qué es un evento .Desde GenÉthico, lo definimos como:
“Acto diseñado, planificado, producido y comunicado por una persona, institución, colectivo o empresa, con el fin de concienciar, formar, divertir, culturizar, compartir, celebrar, conectar o vender un producto, servicio o experiencia a un público objetivo concreto, en un lugar y momento específicos.” Cómo ser un event planner ético, Navegando el sector de los eventos, p.48 (2021).
Y por supuesto, debemos entender qué es la sostenibilidad:
“La sostenibilidad es la relación de equilibrio que se crea entre una especie y su entorno, entendiendo que los recursos naturales que existen hoy día en el planeta son finitos y que la tierra necesita de unos tiempos concretos para regenerarlos y para absorber los residuos o desechos.”
La cuestión que nos atañe ahora es cómo podemos integrar ambas cosas y lograr diseñar eventos sostenibles con criterios de sostenibilidad.
Para ello debemos partir de la base de que NINGÚN evento puede ser 100% sostenible ni, probablemente, un evento de cero emisiones. Para esto último deberían darse muchas variables juntas. Y para lo primero, debemos entender que hagamos lo que hagamos, hablemos de lo que hablemos, toda acción tiene un impacto. Lo que podemos medir y evaluar es cuán grande es dicho impacto y si éste es negativo o positivo.
¿Qué entendemos como impacto?
El impacto es:
«El conjunto de posibles efectos sobre el medio ambiente, la sociedad y la economía, de una modificación del entorno, de los procesos o del sistema, como consecuencia de las actividades humanas».
En este caso, esta actividad humana haría referencia directa a cualquier tipología de evento que estemos diseñando, organizando y produciendo.
El objetivo es, por tanto, lograr que esta actividad sea considerada como sostenible. He aquí la definición de una actividad sostenible (AS):
«Una actividad sostenible (AS) es aquella cuyo impacto positivo (IP) es mayor que su impacto negativo (IN), una vez el impacto negativo es reducido al máximo o incluso nulo».
Y entonces, ¿cómo diseñamos un evento sostenible?
Desde GenÉthico identificamos 10 etapas clave:
- Idea conceptual. Se plantea el objetivo y el concepto creativo entorno al cual girará el evento con el fin de plantear las necesidades reales del evento y poder establecer una checklist de los proveedores necesarios, así como puntos críticos del mismo.
- Ecodiseño. Diseñamos todo el evento identificando puntos y acciones en los que el impacto ambiental es mayor para reducirlo al máximo posible y, si no, al menos optar por proveedores que aporten de forma positiva al entorno o a la sociedad.
- Selección de proveedores. El siguiente punto es identificar cuáles son esos proveedores que realmente trabajan con criterios de sostenibilidad y discernirlos de aquellos que promueven el greenwashing. Para ello hay que plantearse las preguntas correctas, investigar a fondo o confiar en plataformas que dan visibilidad a este tipo de proveedores como la plataforma MICE Wave (www.micewave.com) (disponible para España y Argentina).
- Equipo. Elegir a las personas que nos van a acompañar y con las que vamos a trabajar durante el proceso es clave para asegurar la implementación correcta y real de todas las acciones en pro de la sostenibilidad de nuestro evento. En este punto tenemos que entender la necesidad de formar a todo el equipo y explicar el por qué hacemos las cosas como las hacemos, asimismo es esencial hacerles partícipes y darles un espacio para que puedan compartir libremente ideas y sugerencias que nos ayuden a impulsar la sostenibilidad de nuestro evento.
- Acciones puntuales. Diseñar una actividad puntual sostenible no es lo mismo que organizar, diseñar y producir un evento sostenible, pero un evento diseñado con criterios de sostenibilidad puede incluir una o más acciones que promuevan la sostenibilidad. Puede ser algo relacionado con la sostenibilidad ambiental, como la plantación de árboles, o con un aspecto más social, como dar visibilidad a alguna causa social.
- Comunicación consciente. Debemos ser capaces de alinear lo que comunicamos y lo que hacemos. Debe existir coherencia entre las palabras y las acciones. Solo así huiremos del conocido greenwashing.
- Producción ética. Los imprevistos y cambios de última hora siempre están presentes en cualquier evento. Disponer de un plan B que nos permita afrontar cualquier contratiempo sin comprometer la sostenibilidad del mismo resulta clave.
- Cálculo del impacto. Para mejorar hay que evaluar lo que se ha hecho hasta ahora. Y para evaluar debemos medir, a través de indicadores aspectos críticos de la sostenibilidad. Una medición exhaustiva nos permite afrontar mejor futuros eventos y reducir aun más, si cabe, el impacto negativo de los mismos.
- Compensación. Un evento 100% sostenible no existe. Es por ello que, aunque nuestro impacto sea mínimo, es importante compensar aquello que no hemos podido evitar y lograr poner nuestro saldo a 0.
- Seguimiento. Una vez finaliza el evento, son muchos los que se olvidan de él. No obstante, resulta esencial hacer un seguimiento de cara a futuras ediciones del mismo evento o de cara a eventos similares. Todo es un aprendizaje. Además, para aquellos eventos que desarrollan una propuesta de legado o regenerativa, resulta crucial realizar un seguimiento de dicha propuesta para ver si se ejecuta real y correctamente.
A penas son 10 puntos clave, pero cada uno tiene su complejidad y todos son igual de importantes a la hora de organizar, diseñar y producir un evento con criterios de sostenibilidad.
No obstante, si quieres profundizar sobre el diseño de eventos sostenibles, con casos y recursos prácticos, te invito a que leas “Cómo ser un event planner ético” (https://www.genethico.com/tienda/), un libro escrito junto a mi socia con el fin de ayudar a los organizadores de eventos (sean del tipo que sean) a crear eventos con criterios de sostenibilidad y regenerativos.
Naiara R. Arrillaga
Experta en turismo sostenible Co-fundadora de GenÉthico